Ayudando a grupos grandes en viajes de exploración:
Estudio de caso de año remoto

Por Sara Tiffany, VP de Producto en AirTreks




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A veces es alarmante pensar en cambiar los planes de vuelo sólo por un solo viajero, a varios meses de distancia. Los desconocidos nunca son agradables durante un viaje. Entonces, ¿qué hay de los cambios en los planes para un gran grupo nómada digital?.

El 20 de julio de 2016, recibí una llamada telefónica del Coordinador de Viajes de uno de nuestros socios, Remote Year. Tenían varios grupos grandes programados para viajar a fin de mes, unos por avión y otros por autobús. Remote Year recibió comentarios de un grupo de que no estaban contentos con el viaje planificado en autobús desde Lisboa a Rabat. Debido a esto, Remote Year quería cambiar ese viaje terrestre a un vuelo.

¿Podría AirTreks encontrar y confirmar los boletos de 43 viajeros que se iban el 30 de julio, 10 días antes del viaje?.

Las reservas de grupo funcionan de forma diferente a la reserva de boletos individuales. Generalmente, al realizar reservas para un grupo de más de 10 personas, AirTreks se comunica con cada aerolínea involucrada en el itinerario y solicita una reserva de grupo. El precio promedio de los boletos es generalmente un poco más alto que la tarifa más barata disponible para un individuo, pero las aerolíneas proceden a bloquear los asientos con solo un depósito. Por lo tanto, se puede reservar 10 (o 20, o 75) asientos con meses de anticipación, pero puede enviar los nombres de los viajeros y el pago final más tarde.

Así es como usualmente reservamos boletos para las cohortes del año remoto de 75 viajeros: contactamos con las aerolíneas para obtener tarifas de grupo, hacemos los depósitos y luego emitimos los boletos una vez que sabemos exactamente quienes viajarán. Inevitablemente, algunos viajeros querrán desviarse del grupo, pero podemos ayudar con eso también. Si alguien quiere cambiar un vuelo o una ruta diferente, les ayudamos a cambiar sus boletos y luego intentamos reducir el tamaño de los asientos bloqueados.

En este caso particular de último minuto, no teníamos ningún asiento bloqueado porque pensábamos que iban a viajar en autobús, Era temporada alta de verano, ¡y el vuelo estaba a una semana de distancia!

Afortunadamente, nuestro equipo de Remote Year, que trabaja en vuelos para grupos de nómadas digitales es experto en reservar y resolver cualquier tipo de complicación en boletos internacionales. Revisamos nuestros sistemas de reserva y encontramos espacio en 3 vuelos diferentes para el fin de semana del 30 de julio, y pudimos asegurar asientos para todos en el grupo. Nos aseguramos que hubiese al menos un miembro del personal de Remote Year en cada uno de los vuelos; y así asegurar que tuviesen el personal disponible para atender a sus viajeros. Nos reunimos con la Coordinadora de Remote Year y junto con ella, se aprobaron rápidamente los boletos que fueron emitidos para los 43 viajeros.

Esto era sólo una de las pieza del rompecabezas del vuelo de Remote Year que estábamos apoyando ese fin de semana. Durante julio de 2016, Remote Year tenía 4 cohortes que viajaban simultáneamente. Ya habíamos reservado vuelos de grupo hacia y desde Londres para 2 de las 4 cohortes. La tercera viajó en autobús desde Praga hacia Belgrado. Esas transiciones se realizaron sin problemas, por lo que sólo tuvimos que trabajar en cambiar el autobús a un vuelo para el cuarto grupo.

Afortunadamente, en AirTreks, este tipo de problema de última hora no nos afecta. Abrazar los cambios es uno de los valores fundamentales de nuestra empresa. Fue un placer estar disponibles a última hora. Lo hemos pasado muy bien trabajando con Remote Year a medida que continúan creciendo, y ahora trasladamos a más de 450 viajeros en más de 6 cohortes de un lugar a otro cada mes.

Esta es una de las cosas que más me gusta de trabajar en AirTreks en “Air-for-Company” o en Administración de Servicios de Viaje: Siempre hay un problema interesante que resolver. Ayudamos a empresas de todo tipo, desde grupos de trabajo + viajes hasta operadores de safari y planificadores de eventos. Todos tenemos diferentes problemas con viajes complejos, por lo que siempre hay algo nuevo y diferente que hacer. Todos los integrantes de nuestro equipo prosperan en estos desafíos y les encanta ayudar a las compañías a concentrarse en su negocio principal mientras nos preocupamos por los vuelos.

Sara ha estado planficando viajes internacionales complejos y preparando productos de pasajes aéreos en todo el mundo para personas y empresas desde 2005


 

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